Tata Tertib

Bab XXII
Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian Kesatu

Umum

Pasal 295

Tata cara pencatatan surat masuk dan surat keluar serta penanganan selanjutnya baik surat yang bersifat terbuka, tertutup maupun rahasia, diatur oleh Sekretaris Jenderal DPR sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Bagian Kedua

Surat Masuk

Pasal 296

  1. Surat yang dialamatkan kepada DPR selain untuk fraksi diterima oleh Sekretariat Jenderal dan segera dicatat serta diberi nomor agenda.
  2. Surat masuk kecuali yang menyangkut tugas intern Sekretariat Jenderal segera dijawab oleh Sekretaris Jenderal DPR atas nama pimpinan DPR, yang memberitahukan kepada pengirim bahwa suratnya telah diterima, dan apabila masalahnya sedang dalam proses pengolahan, hal ini dapat diberitahukan kepada pengirim surat.
  3. Surat yang dialamatkan kepada fraksi dan yang diterima oleh Sekretariat Jenderal dicatat tanpa dibuka dan diteruskan kepada fraksi yang bersangkutan.

Pasal 297

  1. Surat masuk beserta tembusan surat jawaban, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 296 ayat (2), disampaikan oleh Sekretaris Jenderal DPR kepada pimpinan DPR.
  2. Pimpinan DPR menentukan apakah surat masuk tersebut sesuai dengan permasalahannya akan ditangani sendiri atau diteruskan kepada alat kelengkapan lain DPR dan/atau pimpinan fraksi.
  3. Apabila pimpinan DPR memandang perlu, surat masuk dapat diperbanyak dan dibagikan kepada seluruh anggota.

Pasal 298

  1. Kepala unit pendukung alat kelengkapan DPR setelah menerima surat membuat daftar penerimaan surat, yang memuat dengan singkat pokok isi surat, dan segera menyampaikannya kepada pimpinan alat kelengkapan DPR yang bersangkutan.
  2. Pimpinan alat kelengkapan DPR dalam rapat pimpinan membicarakan isi surat masuk serta cara penyelesaian selanjutnya.
  3. Dalam hal pimpinan DPR memerlukan penjelasan tentang isi surat jawaban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), masalahnya akan dibicarakan dengan pimpinan alat kelengkapan DPR yang bersangkutan.

Bagian Ketiga

Surat Keluar

Pasal 299

  1. Konsep surat jawaban dan/atau tanggapan terhadap surat masuk yang dibuat oleh alat kelengkapan DPR disampaikan kepada pimpinan DPR melalui Sekretaris Jenderal DPR.
  2. Dalam hal isi surat jawaban yang dibuat oleh alat kelengkapan DPR disetujui oleh pimpinan DPR, surat jawaban tersebut segera dikirimkan kepada alamat yang bersangkutan.
  3. Dalam hal isi surat jawaban, sebagaimana dimaksud pada ayat (2), tidak disetujui oleh pimpinan DPR, masalahnya akan dibicarakan dengan pimpinan alat kelengkapan DPR yang bersangkutan.
  4. Dalam hal pembicaraan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tidak menghasilkan kesepakatan, masalahnya diajukan kepada Badan Musyawarah untuk ditentukan penyelesaian selanjutnya.

Pasal 300

  1. Surat keluar, termasuk surat undangan rapat DPR, ditandatangani oleh salah seorang pimpinan DPR atau Sekretaris Jenderal DPR atas nama pimpinan DPR RI.
  2. Ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur lebih lanjut oleh pimpinan DPR.

Pasal 301

  1. Pengiriman surat keluar dilakukan oleh Sekretariat Jenderal.
  2. Sebelum dikirimkan kepada alamat yang bersangkutan, semua surat keluar dicatat dan diberi nomor agenda.
  3. Sekretariat Jenderal menyampaikan tembusan surat keluar kepada alat kelengkapan DPR yang bersangkutan dan kepada pihak yang dipandang perlu.
  4. Dalam hal pimpinan DPR memandang perlu, surat keluar dapat diperbanyak dan dibagikan kepada seluruh anggota.

Bagian Keempat

Arsip Surat

Pasal 302

Tata cara penyusunan arsip surat masuk dan surat keluar diatur oleh Sekretaris Jenderal DPR.